Quy trình các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Với những năm gần đây nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng nhiều, ngày càng có quy mô hoành tráng và sự chuyên nghiệp ngày càng cao. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, yêu cầu sự chuyên nghiệp rất cao và phải đạt được hiệu quả của từng công việc, công tác chuẩn bị càng nhiều thì càng đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra suông sẻ, một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn đáp ứng được những yêu cầu đó. Vậy làm sao để có một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và đầy đủ nhất đây?

 

1. Mục đích tổ chức sự kiện:

– Xác định được mục đích để tổ chức sự kiện là yêu cầu hàng đầu. Qua các sự kiện khác nhau thì sẽ có mục đích tương đối khác nhau, sẽ có những yêu cầu khác nhau. Vì vậy, việc xác định rõ và biết được chính xác những gì mà mình muốn là một điều vô cùng quan trọng, để có thể tổ chức sự kiện thuận lợi và hiệu quả, việc xác định được mục đích trong bản kế hoạch là một điều cần thiết.

2. Mục tiêu cần đạt được:

– Xác định mục tiêu cuối cùng mà chúng ta muốn đạt được là một việc rất quan trọng, vì nếu không chúng ta sẽ không biết cái kết quả cuối cùng mà ta muốn nhận được là gì, nếu không xác định được mục tiêu cuối cùng thì kế hoạch của bạn sẽ không còn hiệu quả nữa.

– Việc đặt ra các mục tiêu như thế này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hiểu được điều mà doanh nghiệp cần và qua đó mà đưa ra những chiến lược chính xác nhất, không chỉ thế mà còn giúp xây dựng và định hướng, quảng bá hình ảnh thương hiệu của bạn một các hiệu quả nhất.

3. Hình thức tổ chức:

– Thời gian và địa điểm luôn là 2 vấn đề quan trọng nhất và cần sự đầu tư nhất, việc chuẩn bị tốt thời gian và địa điểm sẽ giúp kế hoạch của bạn vô cùng hiệu quả và đạt được cũng kết quả bất ngờ.

– Nếu các yếu tố đã được chuẩn bị đầy đủ, tùy vào tính chất và số lượng người tham gia, doanh nghiệp có thể thống nhất và bàn bạc lại kế hoạch tổ chức sự kiện để quyết định nên hoạt động ngoài trời hay là trong nhà, việc lên kế hoạch rõ gàng sẽ giúp bạn tiết kiệm được ngân sách và hạn chế những chi khí không đáng có.

4. Xây dựng timeline và kịch bản của chương trình:

– Đây là một yếu tố khá là quan trọng, vì với mỗi loại hình sự kiện thì sẽ có kịch bản tương ứng, phù hợp với tiêu chí của sự kiện.

– Kịch bản phải phù hợp với mục đích và phải truyền đạt được những thông điệp có ý nghĩa đến sự kiện và đến đúng với đối tượng mà bạn mong muốn, bên cạnh đó một kịch bản sáng tạo, độc đáo sẽ giúp bạn thu hút được người tham gia, gia tăng số lượng mục tiêu của bạn.

5. Dự trù kinh phí, ngân sách của sự kiện:

– Việc dự trù kinh phí là một việc không thể nào thiếu trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn, cần phải lên danh sách một cách chính xác những thứ bạn cần phải mua để không phải mua nhầm hay bỏ sót làm ảnh hưởng đến ngân sách của bạn.

– Hãy cố gắng dự trù kinh phí sao cho hợp lý nhất để không ảnh hưởng đến ngân sách của bạn, nếu ngân sách bị ảnh hưởng thì kế hoạch của bạn sẽ không còn trơn tru và thuận lợi.

– Mua quà tặng cho sự kiện là một việc rất quan trọng và đó cũng là một cách để bạn tiết kiệm được ngân sách một cách tối đa, những món quà tặng tuyệt vời cũng sẽ giúp những người tham gia sự kiện có ấn tượng tốt và khắc sâu những hình ảnh đẹp về sự kiện của bạn.

6. Danh sách khách mời của sự kiện mà chúng ta cần ưu tiên:

– Khách mời là đối tượng quan trọng của sự kiện, không thể nào một sự kiện mà lại thiếu đi kha1chc mời được, chính vì thế chúng ta cần phải lên danh sách khách mời một cách chính xác nhất, dựa trên mục tiêu của sự kiện mà bạn đã sắp xếp trước đó. Danh sách khách mời phải thật chi tiết và rõ ràng, phù hợp với mục tiêu mà chúng ta đã đề ra trước đó.

 

7. Kế hoạch truyền thông và Marketing cho sự kiện:

– Dựa vào mục tiêu trước đó đã đề ra, đầu tiên ta cần phải tập trung xác định rõ đối tượng mục tiêu cần phải, nội bộ hay bên ngoài. Qua đó, chúng ta sẽ có đủ cơ sở để lựa chọn những phương án và lập kế hoạch truyền thông sao cho hiệu quả nhất, dù là cho trước sự kiện hay sau sự kiện đều cần phải có kế hoạch rõ ràng.

– Điều quan trọng nhất là việc truyền thông cho sự kiện sẽ giúp chúng ta thu hút được khách hàng quan tâm tới sự kiện, sau sự kiện hạy ưu tiên tổ chức các hoạt động quảng bá, xây dựng thương hiệu, đem lại hiệu quả cho kinh doanh của doanh nghiệp.

8. Đánh giá và đo lường kết quả đã đạt được:

– Sau khi sự kiện kết thúc, công việc còn lại của chúng ta còn rất nhiều, cần phải xem xét lại mục tiêu đã đề ra trước đó, xem thử kết quả của sự kiện có đáp ứng được những gì mà chúng ta muốn ngay từ ban đầu hay không. Từ đó ta có thể xác định được những gì đầu tư vào sư kiện có uổng phí hay không và sự kiện ấy có thành công hay không.