Hiện nay có rất nhiều phương thức ghi chép, lập kế hoạch khác nhau nhưng lập kế hoạch bằng sổ tay vẫn mang lại hiệu quả cao, được nhiều người ưa chuộng. Đây chính là bài viết cho bạn để biết cách lập kế hoạch hiệu quả với sổ tay đấy, đừng bỏ qua nhé!
Vai trò quan trọng của việc lập kế hoạch bằng sổ tay
Lập kế hoạch quan trọng rất nhiều mà mọi người thường bỏ qua. Hiện nay có nhiều thiết bị điện tử, ứng dụng hiện đại để các bạn có thể ghi chép và lập kế hoạch trực tiếp trên đó nhưng không ít người vẫn ưu tiên sử dụng sổ tay, như Richard Branson, Bill Gates, Shark Hưng…
Việc lập kế hoạch bằng sổ tay sẽ là yếu tố quan trọng giúp chinh phục thời gian và con đường thành công. Với những mục tiêu được ghi chú rõ ràng trên giấy sẽ gia tăng sự tự tin của bạn khi đã biết chính xác điều cần làm để đạt cho được mục đích khi đã thiết lập.
Việc những người nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng sử dụng sổ tay chứ không phải bất kỳ thiết bị điện tử nào khác để ghi chép, lập kế hoạch cho thấy đây không phải là công cụ lỗi thời, ngược lại vô cùng hiệu quả. Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách lập kế hoạch bằng sổ tay chi tiết ngay sau đây.
Hướng dẫn các bước lập kế hoạch với sổ tay
Chuẩn bị lập kế hoạch với sổ tay
Việc đầu tiên là chuẩn bị cho mình một quyển sổ tay với nhiều loại khác nhau trên thị trường như sổ tay bìa còng, sổ tay lăn sơn cạnh, sổ tay bìa nhét, sổ lò xo, sổ dán gáy… Nếu để dành cho mục đích lập kế hoạch thì bạn có thể chọn sổ tay có kích thước lớn một chút sẽ tiện hơn.
Lập kế hoạch với sổ tay không cần phải quá dài dòng nhưng cần hội tụ đủ thông tin ngắn ngọn, chứa đựng những thông tin quan trọng. Chọn một cây bút với đầu bi tốt, có thể di chuyển linh hoạt và không lo bị lem mực. Màu mực mà bạn nên chọn là xanh đen hoặc đen cho những thông tin dài và có thể làm nổi bật những ý quan trọng cần ghi nhớ với màu mực đỏ.
Trang trí cho quyển sổ tay
Quyển sổ tay của bạn có thể trang trí bằng logo của công ty, những miếng note nhỏ, thanh đánh dấu trang sách, sticker để tạo điểm nhấn cũng như hứng thú khi nhìn vào quyển sổ này.
Ở trang đầu tiên hãy ghi những câu châm ngôn, mục tiêu và những điều tạo động lực cho bản thân mình. Điều này cũng là một yếu tố quan trọng để giúp lập kế hoạch công việc được hiệu quả nhất. Và tránh tình trạng hăng hái lúc đầu nhưng lại nản dần về sau.
Lập kế hoạch trong tuần
Lập kế hoạch trong tuần là cách để bạn lên kế hoạch kỹ lưỡng cho các ngày trong tuần đó – đề ra một kế hoạch ngắn hạn cụ thể. Cách lập kế hoạch này sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc ghi nhận những việc cần làm, sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý, ưu tiên được mức độ quan trọng của từng đầu công việc.
Hãy liệt kê ra tuần tự theo các ngày trong tuần, theo mốc thời gian sáng, chiều, tối. Ưu tiên trước những vấn đề quan trọng, những việc nhỏ nên đẩy về cuối tuần hay cuối ngày. Dự trù thêm một khoảng thời gian để thực hiện các công việc phát sinh hay công việc thực hiện lâu hơn giờ quy định. Cuối cùn cần kiểm duyệt tính logic trong việc sắp xếp một lần nữa để tránh bị trì hoãn và đảm bảo khả năng thực hiện được cao nhất.
Trong việc sắp xếp bạn cũng cần lưu ý ưu tiên thời gian mà bạn làm việc năng suất nhất nên để dành thực hiện những công việc chính, cần nhiều công sức nhất trước. Và cũng cần sắp xếp thời gian cho các hoạt động nghỉ ngơi, giải trí để cơ thể phục hồi năng lượng.
Lập kế hoạch cho buổi họp
Cách lập kế hoạch cho cuộc họp bạn cũng có thể trang bị cho mình một phần trang riêng trong quyển sổ tay nhé. Việc họp không chỉ ở sếp mới cần chuẩn bị mà các nhân viên, viên chức, thành phần tham gia buổi họp đều phải chuẩn bị.
Lập kế hoạch cụ thể sẽ giúp tránh khỏi tình trạng trễ lịch họp, quên lịch họp, chuẩn bị thiếu nội dung cho buổi họp. Hãy ghi ra các đầu việc cần báo cáo hoặc triển khai. Bên cạnh đó cũng cần có chỗ trống để ghi chú những thông tin quan trọng, cần thiết.
Lập kế hoạch dài hạn
Lập kế hoạch dài hạn thường chú trọng vào những công việc cần nhiều thời gian và mang tính bao quát hơn. Nhưng mục đích việc lập kế hoạch dài hạn để có thể đạt được kết quả như mong muốn, tránh đi chệnh hướng ban đầu và có thể thống kê lại.
Quá trình tiến hành để sắp xếp kế hoạch dài hạn theo tháng, quý, năm cần thực hiện như sau:
Bước 1: Liệt kê toàn bộ các hoạch định lớn cần thực hiện với khoản thời gian dài.
Bước 2: Liệt kê thêm các hoạch định nhỏ chi tiết hơn.
Bước 3: Bắt đầu chi các loại công việc theo cấp độ khẩn cấp, cần thiết.
Bước 4: Sắp xếp lại theo mốc thời gian, cần chú ý sự logic để đảm bảo công việc được thuận tiện nhất.
Kiểm tra kế hoạch trên sổ tay vào cuối ngày
Cách lập kế hoạch hiệu quả không thể nào thiếu được việc kiểm tra. Bạn nên đặt nguyên tắc cho mình 5 phút vào cuối ngày để kiểm tra lại tổng thể, đánh giá xem hôm đó mình đã đạt bao nhiêu phần trăm của kế hoạch đã đề ra.
Với 5 phút “vàng” này thì dù bạn có hoàn tất được công việc hay không, đã bỏ hết sức lực vào công việc hay chưa thì cũng sẽ giúp ích cho việc tăng trưởng, phát triển bản thân trong tương lai.
Tạm kết
Với những hướng dẫn cách lập kế hoạch hiệu quả với sổ tay mà chúng tôi đã tổng hợp trên đây mong rằng hữu ích. Hãy cùng bắt tay ngay để lập cho mình bảng kế hoạch với quyển sổ tay, để cuộc sống thêm phần hoàn hảo, mang đến nhiều thành công hơn.
Tại công ty quà tặng SAGIFT chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế, in ấn sổ tay theo yêu cầu. Nếu muốn sở hữu những mẫu sổ tay đẹp, phù hợp để làm quà tặng tổ chức, doanh nghiệp thì quý khách hàng có thể tham khảo sản phẩm tại:
CÔNG TY TNHH QUÀ TẶNG HOÀNG SA TRƯỜNG SA VIỆT NAM
Địa chỉ: 47 Bàu Cát 1, Phường 14, Quận Tân Bình, TP.HCM
Hotline (Zalo): 093.716.63.46
Hotline (Zalo): 096.210.73.78
Email: infosagift@gmail.com
Fanpage: @hoangsagift